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點(diǎn)石成金之精打細(xì)算:會議與展覽的預(yù)算(六)

時間:2009-11-19   

好展會網(wǎng)】 展出人員險,包括醫(yī)保險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險等。比如,飛機(jī)目前還未能達(dá)到百分之百的安全,因此,有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機(jī)的人身險。這是在飛機(jī)票價內(nèi)的保險之外加辦的保險,萬一出現(xiàn)事故,事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。 <BR>保險應(yīng)當(dāng)是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務(wù),大部分展覽保險是展出者概括成運(yùn)輸、施工等規(guī)定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關(guān)系的保險公司。如果展覽會所在地有規(guī)定必須使用指定保險公司,在了解清楚后按規(guī)定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。 <BR>如果展出者辦有長年保險,可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可,保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保,如果有長業(yè)務(wù)關(guān)系,保險公司也可以提供優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn)。 <BR>集體展出組織者一般不會承擔(dān)保險費(fèi)用,但是往往會統(tǒng)一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力,費(fèi)用均攤標(biāo)準(zhǔn)也會低一些。 <BR>保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。<BR><BR>■<STRONG>禮儀與迎送<BR></STRONG>對于會議而言,必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。<BR>值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察,而不能簡單看形體決定是否聘請,另外一點(diǎn)就是禮儀的個性是否符合工作要求。<BR>各種主題的會議對禮儀的要求不一樣,學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅,不能搶了專家及政府要員的形象,而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花,盡量著裝鮮艷,與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。<BR><BR>■<STRONG>展覽禮儀企劃</STRONG><BR>展覽會以其獨(dú)具的專業(yè)性、針對性的特點(diǎn)逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶,展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生,既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會,之后在70年代形成規(guī)模,并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展,80年代末90年代初,展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來。 <BR>禮儀企劃既是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃,為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設(shè)計方案。它包括硬件的展位、展臺布置,以及與之配合的各種聲、光、電效果;軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等,使公司的優(yōu)勢最大限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度,吸引客戶,洽談合作,在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是:先把盡可能多的人吸引過來。參展企業(yè)通常把這個任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來做。 <BR>如何進(jìn)行展覽禮儀策劃,使企業(yè)在萬商云集中能一枝獨(dú)秀呢? <BR>1、要了解展覽會的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況;<BR>2、通過所掌握的資料進(jìn)行整個禮儀活動的創(chuàng)意策劃。例如要達(dá)到影視效果、解說效果、配音效果等等;<BR>3、根據(jù)展示風(fēng)格,選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現(xiàn)代表演型模特;<BR>4、根據(jù)選擇的模特進(jìn)行服裝的設(shè)計制作,展覽服裝要求新奇悅目,可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型。總之能充分表現(xiàn)一個企業(yè)的特色;<BR>5、根據(jù)創(chuàng)意將模特進(jìn)行分工,例如:解說員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓(xùn);<BR>6、展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對展覽的成功有著很大影響。 1996年中國國際汽車展中,世界名車云集,盛況空前,取得極大成功。在成功的背后,展覽會中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設(shè)計、技術(shù)專業(yè)人員上花了大力氣,更在禮儀策劃、人員的選擇培訓(xùn),服裝的選擇等方面下了功夫。當(dāng)我們走進(jìn)展覽會,本田小姐嗓音清澈的解說,讓人贊嘆不已;福特小姐的現(xiàn)場表演讓人流連忘返,精美的展臺、高雅的小姐,更顯示出汽車的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風(fēng)格、特點(diǎn)巧妙融合,相得益彰,體現(xiàn)出展覽禮儀企劃的精細(xì)和獨(dú)具匠心。伴隨汽車展的轟動效應(yīng),展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。 <BR>提到模特,一般人會想到時裝表演,而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認(rèn)為,展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐,站在那里發(fā)資料嗎?這里僅說對了一點(diǎn),漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象,但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特,展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。如:應(yīng)變能力,動聽的聲音,流利的解說能力,服裝模特的表現(xiàn)能力,豐富的禮儀常識等。有的企業(yè)認(rèn)為本公司中的專業(yè)技術(shù)人員,完全可以應(yīng)付,就可不需要禮儀企劃不錯,技術(shù)人員可以應(yīng)付技術(shù)問題,可是技術(shù)人員很難在短時間內(nèi)吸引客戶視線,除非技術(shù)人員有著模特般的氣質(zhì)與形象。<BR>關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運(yùn)用,可以舉個例子:在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上,美國TRAE公司憑著出色的展覽設(shè)計及禮儀模特企劃,獲得了極大成功人們紛紛被TRAE獨(dú)特的展示設(shè)計所吸引。在亮麗的背景幕布上,懸掛著一張巨幅風(fēng)景畫,象征著TRAE公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標(biāo)。在展臺上,兩位美麗動人的小姐帶著微笑和來賓合影,一位專業(yè)攝影師用一次成像的相機(jī)把這一幕變成永恒。短短幾天,大約4,000人得到了自己與TRAE小姐的合影的照片。TRAE公司成功的展覽禮儀企劃,一時被傳為佳話。<BR><BR>■<STRONG>展臺人員訓(xùn)練</STRONG><BR>為了保證良好的展出效率和效果,在配備展臺人員之后,必須對他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的,掌握展臺工作技巧,培養(yǎng)合作及集體精神。<BR>如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn),至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班,時間可以是半天至兩天,但地點(diǎn)要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具,比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī),越正規(guī),越顯示組織者的重視,培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽,也應(yīng)參加訓(xùn)練,這對提高訓(xùn)練效果有利。<BR>培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng),培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn),有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等,可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度,培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分:<BR>1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。<BR>●首先相互自我介紹,培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹,不僅要介紹姓名、工作,還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。<BR>●展出介紹,包括展覽會和展臺情況。展覽會情況,包括名稱、地點(diǎn)、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等,展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。<BR>●展出活動介紹,包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等,并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹,要詳細(xì)介紹每一項展品,其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹,包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點(diǎn)習(xí)慣和銷售價格等。<BR>2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作,并提出要求和標(biāo)準(zhǔn),必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的;布置展臺工作,包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等,進(jìn)行分工,提出要求;管理安排,包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等;行政安排,包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交,展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展,包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。<BR>3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同,即使是有經(jīng)驗的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)。可以使用模擬方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外,如果可能,要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。<BR><br>
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